Ist es Ihnen auch schon so ergangen? Sie nehmen Ihre Post aus dem Briefkasten, öffnen ein Schreiben, dann das nächste und sind entweder ratlos oder verärgert. Behörde X schreibt so verklausuliert, dass Sie nur Bahnhof verstehen, Unternehmen Y lobt sich selbst nach Leibeskräften, antwortet aber nicht auf Ihre Frage ...
Das ist nicht nur ärgerlich für den Empfänger, auch der jeweilige Absender tut sich keinen Gefallen. Denn schlechte Korrespondenz bringt entweder Mehraufwand oder einen Imageschaden. Dabei kann alles so einfach sein, wenn nur ein paar Grundregeln beachtet werden.
Bauen Sie Ihre Kundenschreiben psychologisch und kundenorientiert auf, z. B. durch eine kundenspezifische Ansprache.
„Sie“-Ansprache bedeutet, der Kunde steht im Mittelpunkt. Stellen Sie mit der direkten Ansprache eine persönliche Kommunikationsebene her, erzeugen Sie eine positive Grundstimmung und wecken Sie Vertrauen. Sagen Sie dem Kunden nicht, was Sie alles für ihn tun, sondern was er davon hat.
Verwenden Sie kurze Sätze in einfacher Struktur und konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche. Der Briefleser bleibt aufmerksam und prägt sich die Inhalte besser ein. Wenn Ihr Briefempfänger etwas tun soll, geben Sie präzise Handlungsanleitungen.
Schreiben Sie aktiv und verwenden Sie Verben. Mit einfachen Worten und verständlichen Begriffen erreichen Sie fast alle Adressaten. Wenn es sich anbietet, nutzen Sie einprägsame Beispiele.
Die Wahl neutraler oder positiver Wörter und Wendungen führt zu konfliktfreier Kommunikation, auch bei heiklen Themen. Selbstverständlich sollten alle Aussagen korrekt, eindeutig und nachvollziehbar sein. Das gibt dem Kunden, aber auch Ihnen Sicherheit.
Das ist nur ein kurzer Ausflug in den Bereich der professionellen Kundenkorrespondenz.
Wenn auch Sie Briefe oder E-Mails an Ihre Kunden verschicken und mit der Resonanz nicht immer zufrieden sind, nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf.
